GoBD – Ein Überblick 

GoBD steht für >Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff<.
Die GoBD wurde durch das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und gilt ab dem Veranlagungszeitraum 01.01.2015 für alle Unternehmen.

Worum geht’s genau bei der GoBD?

Betrieblichen Abläufe sind zu erfassen. Die Daten und Unterlagen im Unternehmen müssen vollständig, richtig, sicher, unveränderbar und ordnungsgemäß bereitgestellt werden.
Das betrifft nicht nur die Buchhaltung, sondern alle geschäftlichen Prozesse im Einkauf, Verkauf, Produktion, Rechnungs- und Personalwesen etc.

GoBD-Überblick

• Nachvollziehbarkeit   Daten und Dokumente müssen nachvollziehbar sein
• Nachprüfbarkeit  Ein sachverständiger Dritter muss innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Entwicklung der Geschäftsvorfälle erhalten.
• Unveränderbar  Dokumente und erstellte Einträge dürfen nicht nachträglich verändert werden. Korrekturen müssen ersichtlich sein.
• Vollständig  Geschäftsvorfälle sind einzeln und lückenlos aufzuzeigen. Dies gilt auch für Hard- und Software.
• Richtigkeit  Das Unternehmen bzw. der Steuerpflichtige ist verantwortlich dafür, dass alle Daten und Prozesse rechtskonform ausgeführt werden.
• Aufbewahrung Alle elektronisch erstellten und eingegangenen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten müssen auch in dergleichen Form aufbewahrt werden. Dabei gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (10 und 6 Jahre)
• Ordnung Alle Daten, Dokumente müssen u.a. chronologisch, einzeln erfasst und unverzüglich lesbar gemacht werden können
• Sicherheit: Alle Daten müssen vor unbefugtem Zugriff und Verlust geschützt werden. Auch bei Hard- und Softwarewechsel.

Für wen gelten nun die GoBD?

Für Alle! Die GoBD ist zwingend umzusetzen. Sie gilt ab dem Veranlagungsjahr 2015.

Was ändert sich für Ihr Unternehmen?

Betroffen von der Überprüfung durch die Finanzbehörde sind auch Warenwirtschaftssysteme, Kassensysteme, Zeiterfassungssysteme, Archivsysteme, Dokumentenmanagementsysteme u.v.m. Auch MS Office-Produkte, wie Excel, Word und Outlook/E-Mail-Korrespondenz sind im Fokus.

GoBD-Standard
Integriertes Managementsystem:

Die Einführung des GoBD-Standards kann im Rahmen eines Integrierten Managementsystems gestaltet werden.
Der erste Schritt besteht darin, zu analysieren, welche Daten und Dokumente im Tagesgeschäft relevant sind und wie die dazugehörigen Geschäftsprozesse ablaufen.
Im zweiten Schritt ist eine genaue Analyse der eingesetzten Software-Systeme erforderlich. Mit der Fragestellung: „Was wird wo, wie verarbeitet, wie unveränderbar weitergegeben und archiviert?
Die Dokumentation erfolgt in GoBD-Prozessbeschreibungen.